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制造业企业采购内部控开云制存在的问题分析及
来源:西宁京瑞口腔 更新时间:2015-04-06 11:09 点击:
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开云采购是企业生产经营的起点,采购与支付息息相关。采购原材料的质量和价格在很大程度上决定了一个企业的产品质量。因此,规范采购的全过程,如供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输方式、物资的验收标准、货款的结算方式等,通过建立企业内部控制。

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制造企业采购内部控制存在问题分析

开云(一)采购恶性招标,导致采购物资质量无保障

一些企业通过招标方式进行采购。初衷是选择最佳投标人。但在实际过程中,受利益影响,经常会出现低价竞标、串通、陪标等恶性招标事件,导致采购物资的质量得不到保障。采购成本增加等

(2)高价采购带回扣,导致采购成本高

开云在采购业务中,大家都认为采购部是一个“有油有水”的部门,而内控缺失或不完善的企业,从单个采购员到整个采购部,“吃卡就得”也时有发生。因此,采购成本必然会增加。

(3)没有严格的预算控制,导致一次性多次挖矿造成的停滞压力或多次挖矿导致采购成本增加

没有采购预算或有采购预算但执行不严格,这在一些中小企业的采购业务管理中并不少见。严格执行采购预算或调整申请审批流程,在很大程度上减少了多采带来的滞压或多采带来的采购成本增加的问题。

开云(四)缺乏审批和监督程序贸易公司采购管理制度,导致采购腐败或责任不明确

责任不明确、监督不力是采购内部控制的重要缺陷。因此,公司可以设计审批流程,明确各部门(岗位)的工作职责,提高工作效率,减少问题的发生。

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制造企业采购内控体系建设的要点

采购业务要集中管理,避免多次采购,扩大采购规模贸易公司采购管理制度,降低成本,提高采购效率。企业应建立供应商管理制度、合同审查制度、采购预算制度、物资入库验收管理制度、采购岗位轮岗制度、不相容岗位制衡申请审批制度、财务支付管理制度、审计审查制度、廉政制度等重点。

(一)建立供应商管理体系

1、建立引进合格供应商的评价指标。A公司首先分析供应商的财务数据、核心竞争力、企业文化,判断供应商的成长潜力和与A公司的匹配程度。其次,通过现场考察交流,了解供应商的研发能力(研发投入比例、研发人员能力结构比例、新技术新发明申请数量)、生产能力(设备开工率、生产节奏、工人资历结构)、物流保障能力(在制品周转率、成品周转率、运输方式)、质量保证能力(质量文件的有效性、工装和样品的有效性、检验的有效性、

2、合格供应商的过程管理。引进合格供应商后的培育管理是构建有价值供应链的第一环节。因此,A企业通过设置相关指标对供应商进行动态评价和引导,并建立相应的竞争机制和淘汰机制。建立了交货率、不合格批率、放行批率、问题响应速度、问题整改关闭率等相关指标。

(二)建立合同审查管理制度

合同是双方协商签订的合同文件,要求双方遵守合同。有效的合同同时受法律保护,以保证双方的权利和义务不受损害。因此,A公司根据其实际情况制定了相关的合同管理制度。,降低合同签订风险贸易公司采购管理制度,减少企业经济损失。

1、确定合同审核的责任部门及相关审核内容。商务部对合同标的的价格、物流、交货等进行审查;技术部和生产部对合同的技术适用标准、生产能力、供货计划进行审核;财务部审核结算方式、支付时间,法务部审核合同合法性、权利义务对等、争议解决措施、适用法律范围及不可抗力免责条款。

2、明确合同签订和审批权限(审批权限和审批上限)及相应的审批流程。A公司对合同进行了分类,并针对不同的合同类别和合同金额设置了申请和审批流程。涉及“三重一重”的合同,应当实行集体决策联署制,防止重大内部控制缺陷被发现,给公司造成重大经济损失。

(三)建立采购预算管理制度

某公司引进了全面预算管理系统,在采购预算方面,首创“以销定产、以产定单”的采购模式,利用ERP信息平台的物料需求计划功能。表和实时库存数据,自动发布采购计划。减少了以往的计划外采购或凭经验采购模式造成的库存积压、停产待料、资金占用等问题的发生。

(四)建立入库物资验收管理制度

1、严格按照质量标准进行采购验收。外购材料的入库验收是外购材料质量控制的最后一个环节。A公司对此非常重视。因此,明确规定质量部负责验收工作贸易公司采购管理制度,严格执行公司相关质量标准对材料进行检验,并出具书面检测报告。验收结果分为合格、不合格和优惠验收三种情况,并将结果记录在供应商评估评价数据库中。

2、验收后的物资管理严格分类。目视管理,要求质量部根据不同的验收结果,出具不同颜色的检测报告:绿色表示合格,可以办理入库手续,红色表示不合适入库严格,黄色表示优惠验收(表示特殊情况下) , 有质量缺陷的物料需要经过入库程序,但从入库到投产再到成品的全过程需要控制)。

3.企业A的经验收益仓库流程。(一)后勤部门要求受理通知;(2)质量部现场检查(抽样/全检);(3)质量部门出具检测报告;(4)后勤部将合格品和优惠品按报入库交出,办理入库手续,将不合格品退还给供应商。

(五)建立采购岗位轮岗制度和不相容岗位制衡申请审批制度

为避免采购岗位出现“吃卡就得”的坏习惯,影响采购物资质量,A公司对采购岗位设置了轮换期要求,即同一采购人员必须采购同类型物品不超过3年,达到3年必须做。回转。除岗位轮换外,还建立了采购申请的审批权限和流程。后勤部提出物资需求计划;采购部门根据预算计划确定是预算内采购还是预算外采购;或者如果是预算内采购,买方提交采购申请,采购部经理审核,财务部经理审核后生成采购订单。,交付给买方采购;或者对于预算外采购,需要调整预算规划过程。

(六)支付管理制度的建立

企业的支付管理体现了产融结合的管理方式。具体要点如下。

1、采用“三单发票”支付。三单是指物资需求计划(含调整预算计划申请审批表)、请购申请审批表、采购验收验收表;一票是指购买发票。

2、建立优秀供应商优先付款激励政策。为引导和激励供应商,财政部会同商务部、采购部建立了供应商评价机制,作为对采购主合同的补充。其中,对优秀供应商实行优先付款激励政策贸易公司采购管理制度,分别建立提前付款、按时付款和延迟付款的规则。

3、借助银行平台,财务部在线下发支付指令,银行自动完成支付操作,高效安全,降低交易成本。

(七)建立审查问责制和廉政体制

问题出在哪里?什么时候发生的?谁负责审批?有哪些预防措施?

考虑到公司规模大、业务广、员工多,A公司可能存在相互屏蔽的缺陷。A公司监事会向全体员工公开了匿名举报邮箱、邮箱和举报电话。

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灵感与反思

建立和完善采购内部控制制度在企业采购管理中非常重要和必要。通过建立完善的采购管理内控体系,A公司实现了“五统一”,即统一采购管理流程、统一质量管理标准、统一业务与财务统一支付、统一供应商管理、统一信息平台,统一采购管理。显着的效果。

开云企业采购的程序化、标准化和成本优化得益于完美的设计和采购内控的有力执行,两者缺一不可。采购内部控制制度在实践过程中仍需不断总结和完善,这是内部控制持续有效的重要保证。

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